Constituir una empresa en España implica cumplir una serie de obligaciones legales desde el primer día, que afectan a distintas áreas fiscales, contables y laborales.
Estas responsabilidades varían según el tipo de empresa, el volumen de operaciones y la normativa vigente, lo que obliga a una planificación adecuada desde el inicio.
En este artículo, desde QualityConta le ofrecemos una guía clara para conocer y cumplir con las principales obligaciones de una empresa durante su primer año de actividad.
Alta en el Censo de Empresarios (Modelo 036)
Antes de comenzar la actividad, es obligatorio que la empresa cause alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores a través del modelo 036. Este trámite es esencial para que la Agencia Tributaria tenga constancia de que la empresa ha iniciado su actividad económica.
Declaraciones Trimestrales
A lo largo del año, las empresas deben presentar diversas declaraciones fiscales de manera trimestral en general (algunas empresas las presentarán de forma mensual). Las más comunes son:
- Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA): Se presenta mediante el modelo 303 de forma trimestral (en abril, julio, octubre y enero del año siguiente). Este impuesto grava las operaciones de ventas y servicios. Se calcula restando el IVA soportado (el que paga la empresa en sus compras) del IVA repercutido (el que cobra a sus clientes). Además, a final de año, es necesario presentar un resumen anual mediante el modelo 390.
- Retenciones de IRPF: Si la empresa tiene empleados y/o paga a profesionales, deberá practicar retenciones de IRPF. Estas se declaran trimestralmente a través del modelo 111, y anualmente mediante el modelo 190, que sirve para resumir las retenciones practicadas durante el ejercicio. Si la empresa alquila un local o varios, debe presentar el modelo 115 trimestralmente y su resumen anual con el modelo 180.
- Pagos fraccionados del Impuesto de Sociedades (IS): Las empresas están obligadas a realizar pagos fraccionados del Impuesto de Sociedades mediante el modelo 202 en abril, octubre y diciembre, en los supuestos previstos por la Ley. Estos pagos, en su caso, se descuentan del importe total que deberá pagarse en la declaración anual del Impuesto de Sociedades, que se presentará en los 25 días posteriores a los seis meses desde la fecha de cierre del ejercicio.
Declaraciones Anuales
Al final del año fiscal, la empresa deberá presentar varias declaraciones anuales que recogen toda la actividad tributaria realizada durante el ejercicio:
- Resumen Anual de IVA (Modelo 390): Este resumen recopila todas las declaraciones de IVA trimestrales presentadas a lo largo del año y debe presentarse antes del 30 de enero del siguiente año fiscal.
- Impuesto de Sociedades (Modelo 200): Este impuesto grava los beneficios obtenidos por la empresa. La declaración debe realizarse dentro de los 25 días naturales siguientes a los seis meses posteriores al cierre del ejercicio fiscal (normalmente, hasta el 25 de julio). Es uno de los trámites más importantes para cualquier empresa en España.
- Declaración de Operaciones con Terceros (Modelo 347): Las empresas que hayan realizado operaciones con terceros por un importe superior a 3.005,06 euros durante el año deben presentar esta declaración antes del 28 de febrero del año siguiente.
Otros Impuestos y Obligaciones
Además de las obligaciones mencionadas, las empresas deben tener en cuenta los siguientes trámites:
- Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE): Este impuesto solo se paga por empresas cuya cifra de negocio supere el millón de euros. Si la empresa está sujeta al IAE, deberá darse de alta y declarar mediante el modelo 840. Esta obligación no suele aplicarse en el primer año de actividad.
- Impuesto de Transmisiones Patrimoniales, Actos Jurídicos Documentados y Operaciones Societarias (Modelo 600): Si la empresa ha constituido su sociedad o ha formalizado algún acto que requiera inscripción registral (por ejemplo, la compra de bienes inmuebles), deberá pagar este impuesto y presentar el modelo 600 en cualquiera de sus tres modalidades.
Requisitos Adicionales
Toda empresa también está obligada cumplir con ciertos requisitos adicionales:
- Obtención del Certificado Digital: Para realizar las presentaciones telemáticas de las declaraciones fiscales y otras gestiones con la Agencia Tributaria, la empresa debe obtener un certificado digital.
- Relacionarse electrónicamente con la Administración, lo que incluye recibir notificaciones mediante la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú) utilizando el certificado digital válido.
Obligaciones contables desde el inicio
Las empresas están obligadas a la llevanza de contabilidad ajustada al Código de Comercio, lo que implica la llevanza al menos del Libro Diario y el Libro Inventario y Cuentas Anuales, desde el primer día de constitución de la Sociedad.
Legalización de libros y cuentas anuales
Los libros contables obligatorios deben legalizarse siempre de forma telemática ante el Registro Mercantil de la provincia donde la Sociedad tenga su domicilio Social, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social correspondiente.
Las cuentas anuales de la sociedad deben formularse en un plazo máximo de tres meses, aprobarse en un máximo de seis meses y finalmente depositarse en el Registro Mercantil dentro del mes posterior.
Además del Libro Diario y de Inventarios, es obligatorio legalizar otros libro mercantiles como el Libro de Actas y el Registro de Socios o Acciones.
Conservación documental y libros adicionales
La normativa mercantil obliga a conservar libros, correspondencia, facturas y documentos durante un plazo mínimo de seis años contados desde el último asiento registrado en ellos.
En materia tributaria, el deber de conservación alcanza a cuatro años, plazo de prescripción general de la Agencia Tributaria, aunque en la práctica conviene unificar plazos mayores.
Además, determinadas sociedades deben mantener libros adicionales como el Libro de Actas o el Registro de Socios, cuya adecuada custodia resulta esencial ante inspecciones o auditorías posteriores.
Obligaciones laborales en empresas
Si una empresa contrata trabajadores, debe inscribirse previamente en la Seguridad Social, obtener su código de cuenta de cotización y tramitar los contratos conforme a la ley.
Incluso sin empleados, los socios o administradores pueden tener que afiliarse al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, dependiendo de su participación societaria y sus funciones de gestión.
Cuando hay plantilla, resultan obligatorios el registro horario, la aplicación de convenios colectivos, la prevención de riesgos laborales y la emisión de nóminas con retenciones y cotizaciones correspondientes.
QualityConta, experiencia y precisión para sus obligaciones empresariales
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