Iniciar una empresa en España implica cumplir una serie de obligaciones legales desde el primer día, que afectan a distintas áreas fiscales, contables y laborales.
Estas responsabilidades varían según el tipo de empresa, el volumen de operaciones y la normativa vigente, lo que obliga a una planificación adecuada desde el inicio.
En este artículo, desde QualityConta le ofrecemos una guía clara para conocer y cumplir con las principales obligaciones de una empresa durante su primer año de actividad.
Alta censal y primeros registros fiscales
Toda actividad empresarial en España debe comenzar con la declaración censal mediante el modelo 036, con el que se comunica el inicio de la actividad a Hacienda.
Este trámite debe completarse antes de emitir facturas o realizar cualquier acto de gestión empresarial. Constituye la formalización legal de la empresa frente a Hacienda y es indispensable para poder cumplir correctamente con todas las obligaciones tributarias posteriores, ya que fija la naturaleza de la actividad, los regímenes aplicables y la información de identificación fiscal.
Impuesto sobre Actividades Económicas (IAE)
El Impuesto sobre Actividades Económicas grava el ejercicio de actividades empresariales, profesionales o artísticas en el territorio español.
Sin embargo, la gran mayoría de las empresas de nueva creación quedan exentas de pago durante los dos primeros ejercicios completos, independientemente de su volumen de operaciones.
Este beneficio inicial permite aliviar la carga fiscal en los momentos más delicados de la actividad empresarial.
Desde el tercer año, la exención continúa si la facturación es menor a un millón; superado ese monto, debe presentarse el modelo 840 en un mes.
Impuesto sobre Sociedades (IS)
El Impuesto sobre Sociedades grava los beneficios obtenidos por todas las entidades con personalidad jurídica en España.
Su presentación se realiza anualmente a través del modelo 200, incluso en ejercicios sin actividad ni resultados positivos, salvo en casos de entidades totalmente exentas o con exención parcial limitada.
Además de la declaración anual, las empresas están obligadas a efectuar pagos fraccionados a cuenta del impuesto utilizando el modelo 202. Estos pagos se presentan generalmente en los meses de abril, octubre y diciembre.
En cuanto a los tipos impositivos, el general es del 25 %, aunque existen reducciones específicas. Las sociedades de nueva creación tributan al 15 % durante los dos primeros ejercicios con base positiva, mientras que las entidades con cifra de negocios inferior a un millón de euros disfrutan de un tipo reducido del 23 %, introducido recientemente para apoyar a pymes.
IVA: declaraciones y modelos
El IVA se declara principalmente a través del modelo 303, cuya periodicidad es trimestral para la mayoría de las empresas y mensual para grandes contribuyentes o quienes se encuentren en SII. Este modelo permite liquidar el impuesto repercutido y soportado, reflejando la actividad del periodo correspondiente.
Además, existe el modelo 390, que actúa como resumen anual, aunque no todos los contribuyentes deben presentarlo. Aquellos incluidos en el Suministro Inmediato de Información, así como determinados colectivos, están exonerados de esta obligación, debiendo completar información adicional en la declaración del último periodo del ejercicio.
En operaciones internacionales también surgen obligaciones específicas: las exportaciones y las entregas intracomunitarias están exentas de IVA, siempre que se cumplan requisitos documentales. En estos casos debe presentarse, además, el modelo 349.
Otros modelos de Hacienda relevantes
Las empresas deben declarar retenciones de salarios y profesionales mediante el modelo 111 trimestral, complementado con el resumen anual modelo 190.
Si se pagan alquileres de locales u oficinas, corresponde presentar el modelo 115 trimestral y posteriormente el resumen anual modelo 180.
Además, el modelo 347 informa de operaciones con terceros que superen los 3.005,06 euros, presentándose cada febrero salvo exoneración por SII.
Obligaciones contables desde el inicio
La contabilidad empresas España exige llevar libros obligatorios: Libro Diario y Libro de Inventario y Cuentas Anuales, desde el primer día de actividad.
Los asientos deben ordenarse cronológicamente y reflejar fielmente la situación financiera, incluso si no existen ingresos iniciales.
Los autónomos en estimación objetiva no llevan contabilidad mercantil, pero sí libros fiscales y deben conservar justificantes durante cuatro años.
Legalización de libros y cuentas anuales
Los libros contables obligatorios deben legalizarse siempre de forma telemática ante el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social correspondiente.
Las cuentas anuales de la sociedad deben formularse en un plazo máximo de tres meses, aprobarse en un máximo de seis meses y finalmente depositarse dentro del mes posterior.
Además del Libro Diario y de Inventarios, es obligatorio legalizar otros como el Libro de Actas y el Registro de Socios o Acciones cuando resulten aplicables.
Conservación documental y libros adicionales
La normativa mercantil obliga a conservar libros, correspondencia, facturas y documentos durante un plazo mínimo de seis años contados desde el último asiento registrado en ellos.
En materia tributaria, el deber de conservación alcanza a cuatro años, plazo de prescripción general de la Agencia Tributaria, aunque en la práctica conviene unificar plazos mayores.
Además, determinadas sociedades deben mantener libros adicionales como el Libro de Actas o el Registro de Socios, cuya adecuada custodia resulta esencial ante inspecciones o auditorías posteriores.
Obligaciones laborales en empresas
Si una empresa contrata trabajadores, debe inscribirse previamente en la Seguridad Social, obtener su código de cuenta de cotización y tramitar los contratos conforme a la ley.
Incluso sin empleados, los socios o administradores pueden tener que afiliarse al Régimen Especial de Trabajadores Autónomos, dependiendo de su participación societaria y sus funciones de gestión.
Cuando hay plantilla, resultan obligatorios el registro horario, la aplicación de convenios colectivos, la prevención de riesgos laborales y la emisión de nóminas con retenciones y cotizaciones correspondientes.
Comunicación electrónica con la Administración
Las sociedades están obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración, lo que incluye recibir notificaciones mediante la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú) utilizando un certificado digital válido.
Cuando la Administración pone a disposición una notificación, si no se accede a ella dentro de los diez días naturales, se entiende legalmente rechazada y produce efectos.
Este sistema sustituye a las comunicaciones en papel y permite atender requerimientos fiscales o laborales con mayor agilidad, aunque implica revisar periódicamente la plataforma para evitar consecuencias negativas.
Calendario fiscal del primer año
El calendario fiscal español fija plazos trimestrales para la mayoría de declaraciones: abril, julio, octubre y enero, con presentación entre los días 1 y 20.
Los pagos fraccionados del Impuesto sobre Sociedades mediante modelo 202 se realizan generalmente en abril, octubre y diciembre, anticipando parte de la liquidación final del ejercicio.
En enero y febrero deben presentarse las principales declaraciones informativas anuales como los modelos 180, 190 y 347, además del resumen de IVA cuando corresponda legalmente.
Sanciones por incumplimiento y recargos
Si se presenta una declaración fuera de plazo sin requerimiento, la Ley General Tributaria establece recargos proporcionales que sustituyen a las sanciones en determinados supuestos.
El recargo es del uno por ciento más un punto adicional por cada mes completo de retraso hasta doce meses, siempre calculado sobre la deuda ingresada.
Transcurrido un año, el recargo asciende al quince por ciento e incorpora intereses de demora desde entonces, sin sanción adicional si la presentación fue voluntaria.
QualityConta, experiencia y precisión para sus obligaciones empresariales
Desde su primer día, una empresa debe atender compromisos fiscales, contables y laborales. En QualityConta sabemos que cada caso requiere atención personalizada.
Ofrecemos servicios integrales de contabilidad, fiscalidad y gestión laboral, tanto para empresas nacionales como para quienes buscan una asesoría empresas extranjeras.
Contar con un despacho especializado como QualityConta le permite cumplir con la normativa vigente y dedicarse plenamente al desarrollo de su actividad. Contáctenos hoy.
Preguntas frecuentes acerca de las obligaciones de una empresa
¿Cuáles son las primeras gestiones fiscales al crear una empresa?
El alta censal mediante el Modelo 036 ante la Agencia Tributaria es obligatoria. La inscripción en la Seguridad Social solo procede si se van a contratar trabajadores, aunque los socios o administradores pueden estar obligados a afiliarse al RETA.
¿Las sociedades están obligadas a presentar el Impuesto sobre Sociedades aunque no tengan ingresos?
Sí. Todas las sociedades no exentas deben presentar el Modelo 200 incluso sin actividad o beneficios, salvo entidades totalmente exentas o supuestos específicos de exención parcial.
¿Es obligatorio legalizar los libros contables el primer año?
Sí. Los libros contables se legalizan exclusivamente de forma telemática en el Registro mercantil dentro de los cuatro meses posteriores al cierre. También se incluyen libros sociales como Actas o Registro de Socios.
¿Qué pasa si no leo una notificación electrónica de Hacienda?
Las notificaciones se consideran rechazadas si no se accede a ellas en diez días naturales desde su puesta a disposición, y producen efectos legales en el procedimiento correspondiente.
¿Cuáles son los libros contables obligatorios para una S.L.?
Son el Libro Diario, el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, el Libro de Actas y el Libro Registro de Socios o Acciones, todos legalizados telemáticamente cada ejercicio.
¿Una empresa sin trabajadores tiene obligaciones laborales?
No debe inscribirse como empleadora en la Seguridad Social si no contrata personal. Sin embargo, los socios o administradores pueden tener que afiliarse al RETA según su participación y funciones.
¿Cuándo debe presentarse el Modelo 347?
En febrero del año siguiente, para operaciones con terceros superiores a 3.005,06 euros. No están obligados a presentarlo los contribuyentes que declaren en el SII.
