Introducción
La retribución en especie es una forma de compensación no dineraria que las empresas pueden ofrecer a sus empleados, y uno de los ejemplos más comunes es la cesión de un vehículo de empresa para uso profesional y personal. Sin embargo, esta práctica plantea implicaciones fiscales relevantes, especialmente cuando hablamos del uso privado del vehículo de una empresa.
Desde 2009, tras la sentencia de la Audiencia Nacional de 13 de abril, el criterio para valorar este tipo de retribución no se basa únicamente en la disponibilidad del vehículo, sino en el tiempo de utilización efectiva, lo que ha dado pie a distintos enfoques sobre cómo calcular la retribución en especie por vehículo.
Este artículo de QualityConta explora en profundidad la fiscalidad de la retribución en especie, revisa los criterios de imputación más utilizados, muestra ejemplos prácticos y detalla las obligaciones contables y fiscales para empresas y trabajadores.
Beneficios fiscales y tributación del coche de empresa
¿Qué se entiende por retribución en especie por vehículo?
Se trata del valor que se asigna al beneficio que obtiene un trabajador por utilizar un coche de empresa con fines personales. Este valor se considera parte del salario, por lo que está sujeto tanto a IRPF como a cotización a la Seguridad Social. A este respecto, la tributación del coche de una empresa depende de múltiples factores: el valor del vehículo, su uso particular y profesional, el régimen de adquisición (propiedad, renting o leasing), y la normativa vigente.
Ventajas fiscales para la empresa
La empresa puede deducirse parte del IVA relacionado con la adquisición y mantenimiento del vehículo, siempre que justifique el porcentaje de uso profesional. Además, los vehículos más eficientes energéticamente permiten aplicar reducciones en la valoración de la retribución, lo que beneficia tanto a la empresa como al empleado.
Reducción por vehículos ecológicos
En los casos en los que el vehículo cedido cumple con los criterios de eficiencia energética establecidos por la normativa (como ocurre con los eléctricos o híbridos enchufables), la valoración de la retribución en especie del vehículo puede reducirse hasta en un 30%. Esto representa una oportunidad fiscal interesante para las compañías que quieren alinear beneficios laborales con políticas medioambientales.
Criterios para calcular la retribución en especie
La Dirección General de Tributos y los tribunales han dado lugar a varios criterios para calcular la retribución en especie por el uso del vehículo de empresa. Los más utilizados son:
1. Criterio de Cinco Séptimos (con riesgos)
Parte de la base de que una semana tiene cinco días laborables y dos de descanso. Así, se considera un 28% de uso particular frente al 72% profesional. Sin embargo, este criterio ha sido rechazado en reiteradas ocasiones por la Administración, al no reflejar de forma precisa la realidad del uso.
2. Días laborables anuales (también con riesgos)
Calcula unos 225 días al año como laborales, lo que da lugar a una imputación del 60% para uso profesional y 40% para uso privado. No obstante, si no hay documentación que justifique ese reparto, la Agencia Tributaria puede considerar un porcentaje mayor de uso particular.
3. Horas laborables anuales (criterio sin riesgos)
Este método compara las 1.800 horas laborales con las 8.760 horas del año, resultando en una imputación del 20% profesional y 80% privado. Aunque es conservador y puede aumentar la tributación, es el más aceptado por la Administración y reduce riesgos fiscales.
Casos prácticos: ejemplos de tributación y contabilidad
Ejemplo de cálculo de retribución en especie
Supongamos que una empresa adquiere un coche por 30.000 € (impuestos incluidos). Se aplica un 20% anual sobre el coste, es decir, 6.000 €.
- Si el trabajador utiliza el coche un 80% del tiempo para fines particulares, la retribución en especie será de:
80% de 6.000 € = 4.800 € anuales.
Esta cantidad debe incluirse en su nómina como retribución no dineraria, con su correspondiente retención de IRPF y cotización a la Seguridad Social.
Contabilización en la empresa
- El gasto se registra en la cuenta de sueldos y salarios.
- El ingreso en especie se refleja en la nómina.
- Se calcula y retiene el IRPF correspondiente.
- Se cotiza a la Seguridad Social por el valor de la retribución.
Obligaciones legales, fiscales y laborales
Política de uso del vehículo
Es esencial que la empresa tenga una política clara que detalle:
- Criterios de asignación del vehículo.
- Tipo de uso permitido (solo laboral o mixto).
- Responsabilidades del trabajador.
- Procedimiento ante infracciones o siniestros.
- Criterio de cálculo de la retribución en especie.
Una política bien definida puede ser clave en caso de inspección o controversia fiscal.
Obligaciones documentales
La empresa debe conservar:
- Contratos de adquisición o renting/leasing.
- Justificantes del uso del vehículo (hojas de ruta, GPS, registros).
- Pólizas de seguros.
- Cualquier documento que respalde la proporción de uso profesional y privado.
Impacto en la deducción del IVA
Solo se puede deducir el IVA correspondiente al uso profesional del vehículo. Por eso es vital que exista trazabilidad documental sobre el porcentaje real de uso laboral frente al personal.
Claves para una correcta gestión
La fiscalidad de la retribución en especie derivada del uso de vehículos de empresa puede ser un área de riesgo si no se gestiona con precisión. La elección del criterio de imputación, la claridad en las políticas internas y la documentación del uso real son aspectos fundamentales tanto para reducir la carga fiscal como para evitar sanciones.
La empresa debe evaluar cuidadosamente si el vehículo será utilizado en exclusiva para fines laborales o también se permitirá el uso privado del vehículo de la empresa, ya que esto impactará directamente en la tributación del coche de empresa. Asimismo, optar por vehículos ecológicos no solo es beneficioso para el medioambiente, sino también desde el punto de vista impositivo.
Nuestro consejo: si su empresa ofrece este tipo de beneficio, contacte con su asesoría fiscal y defina el criterio más adecuado a su caso particular. En QualityConta estamos disponibles para ayudarle a aplicar el enfoque más seguro y rentable.
Preguntas frecuentes
¿Cómo se calcula la retribución en especie del vehículo?
Aplicando el 20% anual sobre el coste del vehículo (incluyendo impuestos) y ajustando ese valor según el porcentaje de uso particular.
¿Qué criterio es más seguro fiscalmente?
El basado en las horas anuales (1.800 laborales vs. 8.760 totales), ya que es el más aceptado por la Administración y reduce el riesgo de sanciones.
¿Qué implica la tributación del coche de una empresa?
Supone una carga fiscal adicional para el trabajador si lo usa fuera del horario laboral. También condiciona las deducciones y registros contables de la empresa.
¿Es posible evitar la retribución en especie si el uso es solo laboral?
Sí, pero debe justificarse con medios fehacientes, como hojas de ruta, políticas internas y restricciones tecnológicas (geolocalización, bloqueo fuera del horario).
¿Cómo se refleja contablemente la retribución en especie?
Como un gasto de personal en la empresa y como ingreso en especie en la nómina del trabajador.
¿Qué documentación se necesita en caso de inspección?
Contratos, pólizas, registros de uso, informes del vehículo y cualquier otra prueba que respalde el criterio de uso declarado.
