Claves para elaborar la memoria económica de su Fundación

Las fundaciones deben cumplir cada año con una serie de obligaciones legales, contables y fiscales para mantener su régimen especial y asegurar su transparencia ante la administración pública.

Uno de los documentos más relevantes en este proceso es la memoria económica, cuya presentación en plazo y con el contenido adecuado puede evitar sanciones y requerimientos innecesarios.

En este artículo, QualityConta le ofrece una guía práctica y clara sobre cómo elaborar correctamente la memoria económica de su fundación y cumplir con todos los requisitos normativos.

 

Qué es una memoria económica fundacional y por qué es importante

La memoria económica fundación es un documento obligatorio para las entidades sin ánimo de lucro acogidas al régimen fiscal especial. Su finalidad es justificar ingresos y gastos del ejercicio.

Debe elaborarse anualmente y permite demostrar que la entidad cumple con los requisitos de transparencia y control económico exigidos por la Ley 49/2002.

No se trata de un mero trámite administrativo. Es una herramienta de supervisión para la Agencia Tributaria y el Protectorado, que exige rigor y coherencia en la información financiera.

 

Quiénes están obligados a presentar una memoria económica

Las fundaciones acogidas al régimen fiscal especial deben elaborar y presentar la memoria económica todos los años si superan los 20.000 euros de ingresos anuales.

Las entidades con ingresos inferiores a esa cifra no están obligadas a presentarla ante Hacienda, pero sí deben elaborarla y conservarla.

El patronato es el responsable de su aprobación y firma, junto con las cuentas anuales. Posteriormente, debe enviarse al Protectorado competente dentro de los plazos establecidos.

 

Cuándo y dónde se presenta la memoria económica

La memoria económica debe aprobarse dentro de los seis meses siguientes al cierre del ejercicio, generalmente antes del 30 de junio.

Posteriormente, debe presentarse a la Agencia Tributaria antes del 31 de julio y al Protectorado correspondiente en los diez días hábiles posteriores a su aprobación.

Debe tramitarse de forma electrónica, a través de la aplicación oficial de cuentas del Ministerio o la sede electrónica del organismo autonómico competente.

 

Contenido obligatorio según el Real Decreto 1270/2003

La normativa establece que la memoria económica fundación debe contener como mínimo los siguientes apartados:

• Ingresos y gastos por categorías y proyectos.
• Rentas exentas y no exentas del Impuesto sobre Sociedades.
• Inversiones, transmisiones y destino de los beneficios.

También debe detallar:

• Participaciones en sociedades mercantiles (denominación y NIF).
• Convenios de colaboración y cantidades recibidas.
• Retribuciones a patronos y directivos (dietas o servicios externos).

Ejemplo de estructura de una memoria económica

Aunque el formato puede variar, una memoria económica ejemplo puede incluir:

• Portada con datos identificativos de la fundación.
• Introducción explicando el objeto del documento.
• Estado de ingresos y gastos.
• Detalle por proyectos o actividades.
• Participación en sociedades.
• Inventario de bienes, derechos y obligaciones.

Este esquema facilita cumplir con la exigencia de memoria económica justificativa del destino de los fondos y permite a terceros verificar su uso correcto.

 

Consejos para saber cómo hacer una memoria económica correctamente

Organice la contabilidad por proyectos desde el inicio del ejercicio. Esto facilita la clasificación posterior de los gastos e ingresos.

Utilice modelos y guías disponibles, como los proporcionados por el Ministerio de Cultura o asociaciones de fundaciones.

Incluya siempre un inventario actualizado de bienes y derechos, así como las retribuciones a patronos y cualquier relación con sociedades mercantiles.

 

Errores frecuentes en la elaboración de memorias económicas

Uno de los errores más comunes es no diferenciar correctamente entre rentas exentas y no exentas del impuesto de sociedades.

También se omite a menudo la descripción de convenios de colaboración o las retribuciones a directivos, lo que puede motivar requerimientos de subsanación.

No respetar los plazos o no firmar la memoria con los certificados digitales correspondientes también puede invalidar su presentación.

 

Memoria económica de asociación sin ánimo de lucro: diferencias clave

Las asociaciones sin ánimo de lucro también pueden estar obligadas a presentar una memoria económica, especialmente si son declaradas de utilidad pública.

En estos casos, el contenido y la estructura son similares, pero la presentación ante el Protectorado depende del ámbito de actuación de la asociación.

La obligación de elaborar esta memoria no exime de la presentación del plan de actuación ni de otras obligaciones fiscales.

 

Recomendaciones para evitar subsanaciones del Protectorado

Utilice siempre la aplicación oficial y revise los datos antes de generar la referencia final. Una vez generada, cualquier modificación requiere repetir todo el proceso.

Responda desde el expediente ya abierto si recibe un requerimiento. No cree un expediente nuevo, salvo que el Ministerio lo indique expresamente.

Conserve toda la documentación firmada digitalmente y mantenga actualizados los datos de contacto para recibir notificaciones de forma efectiva.

Obligaciones y plazos clave para la memoria económica

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Preguntas frecuentes acerca de la memoria económica de una fundación

 

¿Existe un modelo oficial para la memoria económica o se puede utilizar cualquier plantilla?

No existe un formato oficial obligatorio — la normativa exige cumplir con el contenido establecido en el artículo 3 del Real Decreto 1270/2003, pero no impone un modelo concreto. No obstante, muchos protectorados o asociaciones ofrecen plantillas útiles, adaptadas a sus propios criterios internos.

¿Es posible fusionar la memoria económica con la memoria de actividades o de gestión?

Sí. En caso de que la memoria de actividades o de gestión de la fundación incluya toda la información financiera exigida (ingresos, gastos por proyecto, retribuciones, participaciones, etc.), puede presentarse como memoria económica ante la Agencia Tributaria sin necesidad de redactar un documento separado.

¿Qué ocurre si no presento la memoria económica aunque mis ingresos sean inferiores a 20.000 €?

Aunque legalmente no esté obligado a presentarla ante la Agencia Tributaria si sus ingresos son inferiores a 20.000 € y no posee participaciones en sociedades, debe igualmente elaborarla y conservarla internamente. Omitir este documento podría dificultar la demostración de transparencia en caso de inspección.

¿Cómo se reparten los gastos comunes entre proyectos dentro de la memoria?

El reglamento exige detallar los criterios empleados para asignar cada gasto a uno o varios proyectos o categorías. Esto incluye, por ejemplo, servicios generales o suministros que han de distribuirse de forma proporcional utilizando un método justificable (como puede ser el tiempo dedicado, la superficie ocupada o el personal asignado).

¿Qué nivel de detalle se exige respecto a las retribuciones de patronos o administradores?

Debe especificarse lo siguiente:

• Nombre y NIF del patrono o administrador
• Concepto por el cual se ha realizado la retribución
• Importe abonado
• Cantidades reintegradas, en caso de que las haya

En caso de no haberse efectuado ninguna retribución, deberá indicarse expresamente en la memoria.

¿Las entidades religiosas acogidas a la Ley 49/2002 también deben presentar la memoria económica?

Sí, aunque únicamente estarán obligadas a presentarla ante la Agencia Tributaria si sus ingresos superan los 20.000 € y/o participan en sociedades mercantiles. En caso contrario, no será necesario presentarla, aunque sí deberán elaborarla y conservarla a nivel interno.

¿Qué sanciones puede implicar una presentación incorrecta o fuera de plazo?

La falta de presentación, la presentación incompleta o fuera de plazo puede acarrear las siguientes consecuencias:

• Pérdida del reconocimiento del régimen fiscal especial previsto en la Ley 49/2002
• Pérdida del derecho de los donantes a aplicar deducciones fiscales
• Requerimientos por parte de la Administración y posibles sanciones administrativas