La digitalizacion en las fundaciones se ha convertido en una necesidad ineludible para aquellas que desean mantenerse eficientes, transparentes y alineadas con la normativa vigente. Esto involucra aspectos como la factura electrónica, la protección de datos y la gestión documental digital.
Estas herramientas permiten una administración más segura, trazable y ajustada a los requisitos legales, fortaleciendo así la confianza entre las entidades, los donantes y la administración.
En este artículo de QualityConta explicaremos cómo avanzar en la digitalización en fundaciones de forma segura, ordenada y conforme a la ley.
El avance necesario de la digitalización en fundaciones
La digitalización en fundaciones ha dejado de ser una opción para convertirse en un requisito. La ley, la eficiencia y la transparencia exigen esta evolución.
Hoy en día, la tecnología permite que las fundaciones optimicen su gestión interna, cumplan con la normativa y mejoren la relación con colaboradores, donantes y beneficiarios.
La factura electrónica y la Ley Crea y Crece
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, establece la factura electrónica como obligatoria entre empresarios y profesionales. Las fundaciones no quedan fuera de este marco.
Se prevé que la obligación comience a principios de 2027 para entidades de mayor tamaño, aunque se contempla un plazo de adaptación según el volumen de ingresos.
En este sentido, el sistema público de facturación (SPF) será obligatorio. Servirá como repositorio universal y requerirá que las entidades comuniquen el pago efectivo o el rechazo de cada factura.
Normas técnicas y plazos para su implementación
La factura electrónica deberá cumplir con el estándar UBL (Universal Business Language). Esta norma armoniza el formato con el resto de países de la Unión Europea.
Además, las entidades deberán disponer de un software de facturación compatible, que permita emitir, enviar y registrar automáticamente las facturas en la SPF.
Todo ello responde a un objetivo claro: facilitar el control sobre la morosidad comercial y reducir los costes administrativos derivados de la facturación.
Facturación electrónica eficiente
El reglamento pendiente de aprobación
Aunque el borrador del reglamento ya se ha presentado y sometido a consulta pública, aún está pendiente su aprobación definitiva por Real Decreto.
Una vez aprobado, se otorgará un plazo de uno a dos años para su cumplimiento. Las entidades deben anticiparse y preparar sus sistemas con antelación.
En este proceso, es esencial contar con asesoramiento especializado que garantice la correcta adaptación técnica y jurídica.
La protección de datos en entornos digitales
La digitalización en fundaciones implica el tratamiento constante de datos personales, tanto de donantes como de beneficiarios o empleados.
Esto exige el cumplimiento riguroso del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), con medidas que aseguren la confidencialidad y el acceso restringido.
Las soluciones tecnológicas empleadas deben incluir protocolos de cifrado, control de accesos y registro de actividad para cumplir con la normativa vigente.
¿Qué implica cumplir con el RGPD en una fundación?
Cumplir con el RGPD no solo requiere actualizar políticas de privacidad, sino también revisar los contratos con proveedores tecnológicos y plataformas de gestión.
Debe garantizarse que cualquier software utilizado esté ubicado dentro del Espacio Económico Europeo o cuente con cláusulas contractuales válidas.
Asimismo, es recomendable realizar una evaluación de impacto cuando se manejen datos especialmente sensibles o en gran volumen.
Gestión documental digital: más allá del archivo físico
Uno de los pilares de la digitalización en fundaciones es el paso del archivo físico a un sistema de gestión documental digital, estructurado, seguro y accesible.
Este tipo de soluciones permite mantener copias auténticas con metadatos, facilitando auditorías, cumplimiento legal y la trazabilidad de los documentos.
Además, reducen significativamente los errores, la pérdida de información y los tiempos de búsqueda o tramitación interna.
Ventajas del registro digital de documentos
Disponer de un registro de entrada y salida digital ofrece control total sobre todos los documentos que circulan en la fundación.
Este sistema centralizado permite conocer en todo momento el estado, ubicación y persona responsable de cada documento dentro del flujo organizativo.
Facilita la rendición de cuentas ante la administración y aporta seguridad jurídica en caso de conflicto o reclamación.
Herramientas para fundaciones digitalizadas
Existen múltiples soluciones tecnológicas orientadas al tercer sector. Algunas de las más relevantes para la gestión digital son:
- DMS (Donor Management System): permite registrar y gestionar las donaciones, automatizar la comunicación y centralizar la información de colaboradores.
- Gestión de subvenciones: agiliza la solicitud, tramitación y seguimiento de ayudas públicas o privadas.
- Software de archivo digital: ordena, clasifica y conserva documentos importantes, con trazabilidad y control de accesos.
Cumplir con la Ley de Transparencia en el entorno digital
Aunque no todas las fundaciones están obligadas a publicar su información, sí deben presentarla ante la administración cuando se les requiera.
La Ley de Transparencia exige publicar datos sobre organización, financiación, contratos, subvenciones o actividad jurídica cuando se superan ciertos umbrales.
Digitalizar la documentación permite cumplir con este deber de forma rápida, organizada y con menos margen de error.
Recomendaciones para iniciar la digitalización
Antes de adquirir soluciones tecnológicas, se recomienda realizar un diagnóstico interno que permita definir las necesidades reales de la entidad.
Es fundamental elegir herramientas que se integren entre sí y que cumplan con las normativas técnicas y legales aplicables.
Por último, conviene formar al equipo en el uso de los nuevos sistemas, asegurando así una correcta implementación en el día a día de la fundación.
QualityConta, su mejor aliado para gestionar la digitalización en fundaciones
Desde QualityConta acompañamos a las fundaciones en su transición digital con un enfoque práctico, riguroso y ajustado a la normativa vigente.
Contamos con especialistas en fiscalidad, gestión documental, protección de datos y facturación electrónica, lo que nos permite ofrecer soluciones completas.
Si su fundación necesita adaptarse a la digitalización, no dude en consultarnos. Le ayudaremos a cumplir con la ley y mejorar su eficiencia.
Preguntas frecuentes acerca de la digitalización en fundaciones
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica para las fundaciones?
Está previsto que sea obligatoria a partir de 2027, aunque dependerá del tamaño de la entidad y del calendario oficial que se apruebe.
¿Qué datos deben protegerse bajo el RGPD en una fundación?
Los datos personales de donantes, empleados, beneficiarios, voluntarios y cualquier otra persona vinculada a la actividad de la fundación.
¿Qué pasa si una fundación no cumple con la digitalización exigida por ley?
Puede enfrentarse a sanciones económicas, pérdida de subvenciones o imposibilidad de presentar documentación oficial de forma válida.
¿Es obligatorio contar con un software específico para gestionar la facturación electrónica?
Sí, es necesario contar con un sistema compatible con la SPF y que cumpla con el formato UBL exigido por la normativa europea.
¿Qué implica realizar una evaluación de impacto conforme al RGPD?
Consiste en analizar los riesgos que conlleva el tratamiento de datos personales y establecer medidas de seguridad para mitigarlos.
