Actualizado a 7 de enero de 2026
El registro de jornada es una obligación legal para las empresas y debe aplicarse a la práctica totalidad de personas trabajadoras, con independencia del sector o del tamaño de la organización. Aun así, siguen existiendo dudas habituales: si todavía puede hacerse en papel, qué pasa con trabajadores cedidos por ETT y cómo se gestiona cuando hay contratas y subcontratas en el centro de trabajo.
En este artículo resolvemos las preguntas más frecuentes y le dejamos recomendaciones prácticas para reducir riesgo en una inspección y anticiparse a los cambios que se están tramitando para reforzar el control horario en España.
Qué exige hoy la normativa del registro de jornada
A día de hoy, la obligación básica se resume en cuatro puntos:
- Registrar cada día la jornada de cada persona trabajadora.
- Incluir, como mínimo, la hora real de inicio y finde la jornada diaria.
- Conservar los registros durante 4 años.
- Mantenerlos disponibles para la persona trabajadora, su representación legal y la Inspección de Trabajo.
- En los contratos a tiempo parcial es obligatorio entregar copia del resumen mensual al trabajador junto con la nómina.
Recomendación práctica: el sistema (sea manual o digital) debe ser fiable, trazable y coherente con la organización del trabajo (turnos, flexibilidad, teletrabajo, desplazamientos, etc.). Cuanto más “editable” sea, más fricción suele generar en una comprobación.
Duda 1: ¿Todavía es válido el registro manual en papel?
Sí. En enero de 2026 sigue siendo válido un registro manual (por ejemplo, hojas diarias firmadas), siempre que cumpla los requisitos mínimos y pueda acreditarse su fiabilidad.
Buenas prácticas si registra en papel
- Use hojas diarias (no cuadrantes mensuales genéricos).
- Identifique a la persona trabajadora, fecha, hora de entrada y salida y firma.
- Evite “regularizaciones” a posteriori (tachones o reconstrucciones).
- Custodie el registro con control de acceso y asegure su conservación 4 años.
Importante: viene un refuerzo normativo (aún no en vigor)
El Ministerio de Trabajo impulsó en 2025 la tramitación para endurecer el registro, con foco en:
- digitalización,
- accesibilidad (incluida la inspección),
- y limitación de cambios unilaterales en los asientos del registro.
A fecha de esta actualización, la reforma se ha impulsado, pero no se ha publicado aún en el BOE como norma definitiva, por lo que no puede tratarse como obligación vigente. La recomendación es clara: si su empresa todavía ficha en papel, conviene planificar la transición para no hacerlo con prisas cuando se apruebe.
Duda 2: ¿Quién registra la jornada de los trabajadores cedidos por una ETT?
En general, la obligación de registro diario recae en la empresa usuaria (su empresa), porque es quien ejerce la dirección y control de la actividad durante la prestación de servicios.
Qué implica en la práctica:
- Su empresa debe incluir a las personas cedidas por ETT en su sistema de fichaje (el mismo que usa para plantilla propia).
- Debe conservar esos registros 4 años y tenerlos disponibles ante una inspección.
- Debe facilitar los registros a la ETT, porque la ETT necesita conocer las horas realmente trabajadas para cumplir correctamente con sus obligaciones salariales y de Seguridad Social.
Duda 3: ¿Y si hay contratas o subcontratas trabajando en mi centro?
En subcontratación, la obligación de registro corresponde a la contratista/subcontratista, como empleadora real de esos trabajadores.
Ahora bien, si el trabajo se presta en su centro, existe una solución recomendable para ganar fiabilidad:
- Acordar con la contratista el uso del mismo sistema de control horario que utiliza su empresa (por ejemplo, tornos, app corporativa o terminales), de forma que:
- el fichaje se realiza en su centro,
- y usted puede remitir el resultado la empleadora para su custodia y cumplimiento.
Esto suele reducir incidencias (fichajes “reconstruidos”, discrepancias de turnos, falta de trazabilidad) y mejora la defensa ante inspecciones o reclamaciones de horas.
Checklist para prepararse (sin esperar a la obligación digital)
Si quiere reducir riesgo y estar lista/o para el cambio, estas medidas suelen ser las más efectivas:
- Mapa de colectivos: plantilla propia, teletrabajo, movilidad, ETT, contratas.
- Defina criterios: pausas computables/no computables, viajes, esperas, guardias, cortes.
- Implante trazabilidad: registros que dejen rastro de cambios y motivo (si existen).
- Protocolo de incidencias: qué pasa si falla Internet/luz o el terminal (cómo se documenta y quién valida).
- Accesos y custodia: quién puede ver/descargar, dónde se guarda, control de acceso y conservación 4 años.
- Integración operativa: cruce con nómina, horas extra/compensación y reporting interno.
- Contratas: cláusula contractual sobre registro en su centro y entrega periódica de registros.
Si su sistema actual es manual, tiene ETT o trabaja con varias contratas, el registro de jornada suele ser un punto de fricción evitable. Una revisión rápida del método de fichaje, custodia y coordinación con terceros reduce de forma notable el riesgo de incumplimiento y facilita la adaptación cuando se apruebe el refuerzo normativo.
