Gestión Documental

La Gestión del conocimiento es una nueva cultura empresarial, una manera de gestionar las organizaciones que sitúa a los recursos humanos como el principal activo. Sustenta su poder de competitividad en la capacidad de compartir la información, las experiencias y los conocimientos individuales y colectivos.

Se podría decir que es un nuevo método de gestión empresarial que se asocia a los que se han ido desarrollando en las últimas décadas. Por citar algunos:

• Política de innovación permanente
• Marketing estratégico
• Política de recursos humanos
• Dirección por objetivos
• Calidad total
• Reingeniería de procesos

En concreto, se trata de un proceso por el cual una organización facilita la trasmisión de informaciones y habilidades a sus empleados, de una manera sistemática y eficiente.

Una vez que tenemos claro el concepto hay que tener en cuenta que las informaciones y habilidades no tienen por qué estar exclusivamente dentro de la empresa, sino que pueden estar o generarse generalmente fuera de ella. Esto es muy importante para no perder oportunidades de conocimiento.

Las oportunidades de conocimiento interno, pueden estar en:

• Empleados
• Discos duros
• Intranet
• Biblioteca
• Centro de documentación

Estos serían los recursos más importantes y de uso más común dentro de las compañías.

Respecto al conocimiento que nos viene de fuera de la compañía lo podríamos encontrar en cualquier lugar:

• Noticias
• Internet
• Competencia
• Proveedores
• Clientes
• Otros

Hemos enumerado estos 5 canales externos porque están presentes en prácticamente todas las compañías, pero habría tantos como empresas, pues cada una tiene sus propios canales desde el que llega información.

La mejora de los resultados de las organizaciones, sea cual sea el ámbito de su actividad. Es decir:

• Aumentar la productividad de las empresas y las corporaciones.
• Aumentar la competitividad.
• Aumentar la capacidad de liderazgo de las organizaciones en sus respectivos mercados.
• Incrementar las oportunidades de negocio.

En la medida que estamos hablando de conocimiento vivo, para hacerlo útil es necesario establecer pautas de trabajo en las que se debe de incluir:

• Definición de objetivos: Es muy importante tener claro qué se va a gestionar y lo que vamos a conseguir con ello.
• Metodología para realizar los objetivos definidos: Cómo lo vamos a gestionar y los actores implicados.
• Prever y organizar los instrumentos para su realización: Parte muy importante porque de ellos va a depender mucho el éxito del proyecto.
• Organizar su puesta en práctica: En este punto hay que tener claro que esta puesta en práctica no debe ser en toda la organización, si no tomar un departamento como proyecto piloto, si es pequeño, mejor.
• Evaluar resultados: Aquí podremos ver cuáles han sido nuestros puntos fuertes y cuáles no.
• Generalizar resultados.
• Generalizar las mejores prácticas.

Los puntos básicos para abordar con posibilidades de éxito un proyecto de gestión del conocimiento son:

• Tener bien definida la misión corporativa.
• El liderazgo de la dirección.
• Una clara motivación del personal que asegure su participación activa.
• Unas estructuras que permitan compartir y sintetizar la información y aseguren la transferencia continua de las mejores prácticas.

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