Las fundaciones y asociaciones son sujetos obligados en materia de prevención del blanqueo de capitales y de la financiación del terrorismo (PBC/FT), pero no en régimen ordinario, sino en régimen especial. Esto es relevante porque su cumplimiento se limita a lo previsto exclusivamente en el artículo 39 de la Ley 10/2010 y el artículo 42 de su Reglamento (RD 304/2014).
1) Qué significa “régimen especial”.
- Obligaciones aplicables: solo las del 39 (Ley 10/2010) y art. 42 (RD 304/2014).
Supervisión:
- Fundaciones: corresponde al Protectorado.
- Asociaciones: corresponde al organismo encargado de verificar su constitución.
- Aunque no estén en el perímetro supervisor del SEPBLAC como otros sectores, sí existe obligación de comunicar por indicio al SEPBLAC y de atender requerimientos de información/documentación.
2) Obligación “núcleo” en fundaciones: registros e información a disposición de autoridades.
El art. 39 establece que el Protectorado y el Patronato, y el personal con responsabilidades de gestión, deben velar para que la fundación no sea utilizada para BC/FT. Y, en particular, obliga a:
2.1. Mantener registros identificativos.
La fundación debe conservar (durante el plazo del art. 25) registros con la identificación de:
- personas que aporten fondos o recursos a título gratuito; y
- personas que reciban fondos o recursos a título gratuito.
2.2. Esos registros deben estar “a disposición” de organismos concretos
Los registros deben estar disponibles para:
- Protectorado;
- Comisión de Vigilancia de Actividades de Financiación del Terrorismo;
- Comisión de Prevención del Blanqueo de Capitales e Infracciones Monetarias (y órganos de apoyo);
- órganos administrativos o judiciales competentes.
3) Conservación documental: 10 años y cómo archivar.
El plazo general de conservación es de 10 años para la documentación que formalice el cumplimiento de la Ley 10/2010.
Además:
- Debe conservarse original o copia con fuerza probatoria de documentos/registraciones que acrediten operaciones, intervinientes y relaciones.
- Las copias de documentos de identificación deben almacenarse en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen integridad, lectura correcta, imposibilidad de manipulación y localización.
4) Obligaciones operativas específicas (art. 42 RD 304/2014).
El Reglamento concreta el “cómo” en seis bloques:
4.1. Identificar beneficiarios (quienes reciben fondos/recursos)
La fundación/asociación debe identificar y comprobar la identidad de todas las personas que reciban fondos o recursos a título gratuito.
Excepción práctica: si la identificación individualizada es inviable o el riesgo es bajo, puede identificarse:
- el colectivo de beneficiarios; y
- contrapartes o colaboradores del proyecto/actividad.
4.2. Identificar donantes desde 100 €
Debe identificarse y comprobarse la identidad de quienes aporten fondos o recursos a título gratuito por importe igual o superior a 100 €.
4.3. Idoneidad de órganos de gobierno y puestos de responsabilidad
La entidad debe implementar procedimientos para garantizar la idoneidad de:
- miembros del órgano de gobierno; y
- otros puestos de responsabilidad.
4.4. Conocer a contrapartes y su honorabilidad
Debe aplicarse un procedimiento para el conocimiento de contrapartes, incluyendo trayectoria profesional y honorabilidad de responsables de su gestión.
4.5. Control de ejecución y de aplicación de fondos
Sistemas adecuados (según riesgo) para controlar:
- ejecución efectiva de actividades; y
- aplicación de fondos conforme a lo previsto.
4.6. Conservar evidencias de aplicación de fondos por proyecto (10 años) y comunicar indicios
- Conservar durante 10 años los documentos o registros que acrediten aplicación de fondos por proyectos.
- Informar al SEPBLAC de hechos que puedan constituir indicio o prueba de BC/FT.
Checklist de cumplimiento:
Si su objetivo es “pasar una revisión” con orden, este es el mínimo que debería poder enseñar (o reconstruir) sin fricción:
- Registro de donantes (≥ 100 €) con verificación de identidad.
- Registro de beneficiarios (individual o por colectivo cuando proceda) + contrapartes del proyecto.
- Expediente del proyecto: presupuesto, acuerdos, pagos/entregas, seguimiento, evidencias de ejecución y justificación de aplicación de fondos (10 años).
- Due diligence básica de contrapartes(trazable): quién es, responsables, reputación/honorabilidad, vínculo con el proyecto.
- Procedimiento de idoneidad de patronos/directivos/puestos clave (criterios + evidencias).
- Archivo documental que garantice integridad y localización (requisito art. 25).
- Circuito interno de alerta para elevar operaciones sospechosas y, si procede, comunicar por indicio al SEPBLAC.
- Carpeta “a disposición del Protectorado” con todo lo anterior ordenado.
Errores frecuentes que generan riesgo:
- Tener donantes “identificados” solo con nombre y email (sin comprobación mínima), especialmente desde 100 €.
- No poder demostrar, por proyecto, en qué se aplicó el dinero (y con qué evidencias).
- No documentar el “por qué” de identificar colectivos en lugar de beneficiarios individuales cuando se usa la excepción.
- Archivo desordenado o sin garantías de integridad/localización (problema típico en inspecciones o requerimientos).
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En QualityConta contamos con un departamento especializado en constitución y gestión de fundaciones desde 1995, y podemos ayudarle a implantar un sistema de cumplimiento “mínimo viable” (registros, procedimientos, trazabilidad documental por proyecto y circuito de alertas) alineado con el régimen especial PBC/FT.
