La celebración de tele-juntas en empresas en tiempos del Covid-19

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La celebración de tele-juntas en empresas en tiempos del Covid-19

Celebración de tele-juntas en empresas en tiempos del Covid-19
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El coronavirus va a representar un punto de inflexión en la digitalización de las empresas. Muchas compañías adoptaron, desde el inicio de esta crisis sanitaria y financiera, juntas generales virtuales como medida de prevención ante posibles contagios, siguiendo la flexibilización de la regulación mercantil aprobada por el Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19.

La incidencia del COVID-19 no es únicamente un aspecto sanitario. Más allá de esa primera línea su presencia va a resultar determinante en la economía afectando de forma muy directa a las empresas. Entre otras medidas, se han tenido que constituir comités de crisis, buscar soluciones telemáticas e incluso retrasar obligaciones legales para hacer frente a un problema sobrevenido en el que, más allá de la necesidad y el convencimiento de que hay que atajar la enfermedad, se vuelve a poner de manifiesto la controversia entre la economía financiera y la real.

El Gobierno decretó el Estado de alarma nacional a través del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, por el que se declara el estado de alarma para la gestión de la situación de crisis sanitaria ocasionada por el Covid-19 (posteriormente publicó tres días después el Real Decreto 465/2020, de 17 de marzo, por el que se modificaban algunos aspectos del Real Decreto 463/2020). En este Real Decreto se fijan una serie de restricciones muy severas sobre la movilidad de las personas, pero las obligaciones contables de la empresa, no se han detenido, siguen su curso a pesar de la crisis del coronavirus y de la «reclusión domiciliaria» a la que podamos estar sometidos como medida de contención.

Los plazos marcados por la regulación vigente con relación a la formulación, aprobación y depósito de las cuentas anuales son claros. Las sociedades cuyo ejercicio económico coincida con el año natural deberán cumplir con el siguiente calendario:

 Formulación de las cuentas anuales: hasta el 31 de marzo.

 Legalización de los libros oficiales de contabilidad: hasta el 30 de abril.

 Aprobación de las cuentas anuales: hasta el 30 de junio.

 Depósito de las cuentas anuales: 1 mes desde la aprobación de las cuentas anuales.

 Declaración del Impuesto sobre Sociedades: del 1 al 25 de julio.

Ahora bien, con la declaración del estado de alarma la cosa cambia. No se extrañe si en este período, como accionista de una gran empresa, recibe una convocatoria o notificación en la que le indiquen la utilización de medios telemáticos de asistencia a su junta o la celebración de la misma mediante votación por escrito y sin sesión. Así lo indica el Real Decreto-ley 8/2020, de 17 de marzo, de medidas urgentes extraordinarias para hacer frente al impacto económico y social del COVID-19.

Medidas de flexibilización

Aunque los estatutos no lo hubieran previsto, durante el período de alarma, las sesiones y/o los acuerdos de los órganos de gobierno y de administración de las asociaciones, de las sociedades civiles y mercantiles, del consejo rector de las sociedades cooperativas, del patronato de las fundaciones, así como de las comisiones delegadas y de las demás comisiones obligatorias o voluntarias que tuviera constituidas podrán:

 Celebrarse por videoconferencia que asegure la autenticidad y la conexión bilateral o plurilateral en tiempo real con imagen y sonido de los asistentes en remoto. La sesión se entenderá celebrada en el domicilio de la persona jurídica.

 Adoptarse mediante votación por escrito y sin sesión siempre que lo decida el presidente y lo solicite, al menos, dos de los miembros del órgano. La sesión se entenderá celebrada en el domicilio social. Será de aplicación a todas estos acuerdos lo establecido en el artículo 100 del Real Decreto 1784/1996, de 19 de julio, por el que se aprueba el Reglamento del Registro Mercantil, aunque no se trate de sociedades mercantiles.

Formulación

El plazo de tres meses a contar desde el cierre del ejercicio social para que el órgano de gobierno o administración de una persona jurídica obligada formule las cuentas anuales, ordinarias o abreviadas, individuales o consolidadas y, si fuera legalmente exigible, el informe de gestión, y para formular los demás documentos que sean legalmente obligatorios por la legislación de sociedades queda suspendido hasta que finalice el estado de alarma, reanudándose de nuevo por otros tres meses a contar desde esa fecha.

En el caso de que, a la fecha de declaración del estado de alarma, el órgano de gobierno o administración de una persona jurídica obligada ya hubiera formulado las cuentas del ejercicio anterior, el plazo para la verificación contable de esas cuentas, si la auditoría fuera obligatoria, se entenderá prorrogado por dos meses a contar desde que finalice el estado de alarma.

Aprobación

La junta general ordinaria para aprobar las cuentas del ejercicio anterior se reunirá necesariamente dentro de los tres meses siguientes a contar desde que finalice el plazo para formular las cuentas anuales.

Si la convocatoria de la junta general se hubiera publicado antes de la declaración del estado de alarma pero el día de celebración fuera posterior a esa declaración, el órgano de administración podrá modificar el lugar y la hora previstos para celebración de la junta o revocar el acuerdo de convocatoria mediante anuncio publicado con una antelación mínima de cuarenta y ocho horas en la página web de la sociedad y, si la sociedad no tuviera página web, en el Boletín oficial del Estado. En caso de revocación del acuerdo de convocatoria, el órgano de administración deberá proceder a nueva convocatoria dentro del mes siguiente a la fecha en que hubiera finalizado el estado de alarma.

Notario

El notario que fuera requerido para que asista a una junta general de socios y levante acta de la reunión podrá utilizar medios de comunicación a distancia en tiempo real que garanticen adecuadamente el cumplimiento de la función notarial.

Sociedades Anónimas Cotizadas

Excepcionalmente, durante el año 2020 se aplicarán las siguientes medidas a las sociedades con valores admitidos a negociación en un mercado regulado de la Unión Europea:

 La junta general ordinaria de accionistas podrá celebrarse dentro de los diez primeros meses del ejercicio social.

 El consejo de administración podrá prever en la convocatoria de la junta general la asistencia por medios telemáticos y el voto a distancia en los términos previstos en los artículos 182, 189 y 521 de la Ley de Sociedades de Capital, Texto Refundido aprobado por Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de julio, así como la celebración de la junta en cualquier lugar del territorio nacional, aunque estos extremos no estén previstos en los estatutos sociales. Si la convocatoria ya se hubiese publicado, se podrá prever cualquiera de estos supuestos en un anuncio complementario que habrá de publicarse al menos cinco días naturales antes de la fecha prevista para la celebración de la Junta.

 En el supuesto de que las medidas impuestas por las autoridades impidiesen celebrar la junta general en el lugar y sede física establecidos en la convocatoria y no pudiese hacerse uso de la facultad indicada:

 Si la junta se hubiese constituido válidamente en dicho lugar y sede, podrá acordarse por esta continuar la celebración en el mismo día en otro lugar y sede dentro de la misma provincia, estableciendo un plazo razonable para el traslado de los asistentes.

 Si la junta no pudiera celebrarse, la celebración de la misma en ulterior convocatoria podrá ser anunciada con el mismo orden del día y los mismos requisitos de publicidad que la junta no celebrada, con al menos cinco días de antelación a la fecha fijada para la reunión.

 En este caso, el órgano de administración podrá acordar en el anuncio complementario la celebración de la junta por vía exclusivamente telemática, esto es, sin asistencia física de los socios o de sus representantes, siempre que se ofrezca la posibilidad de participar en la reunión por todas y cada una de estas vías:

 Asistencia telemática.

 Representación conferida al Presidente de la Junta por medios de comunicación a distancia.

 Voto anticipado a través de medios de comunicación a distancia.

Cualquiera de estas modalidades de participación en la junta podrá arbitrarse por los administradores aun cuando no esté prevista en los estatutos de la sociedad, siempre y cuando se acompañe de garantías razonables para asegurar la identidad del sujeto que ejerce su derecho de voto. Los administradores podrán asistir a la reunión, que se considerará celebrada en el domicilio social con independencia de donde se halle el Presidente de la Junta, por audioconferencia o videoconferencia.

Excepcionalmente, y a los efectos de lo indicado anteriormente, serán válidos los acuerdos del consejo de administración y los acuerdos de la Comisión de Auditoría que, en su caso, haya de informar previamente, cuando sean adoptados por videoconferencia o por conferencia telefónica múltiple, aunque esta posibilidad no esté contemplada en los estatutos sociales, siempre que todos los consejeros dispongan de los medios necesarios para ello, y el Secretario reconozca su identidad, lo cual deberá expresarse en el acta y en la certificación de los acuerdos que se expida. En tal caso, la sesión se considerará única y celebrada en el lugar del domicilio social.