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Herramientas tecnológicas para mejorar la gestión de tu empresa

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La gestión de las empresas se encuentra inmersa, desde hace unos años, en una revolución tecnológica que facilita a los responsables de las compañías la optimización de sus procesos y focalizarse en el core business de su negocio.

Estos cambios no entienden de tamaños y simplifican el día a día tanto de pequeñas como de grandes empresas con inversiones, en ocasiones, que no son muy elevadas. En QualityConta repasamos algunas de innovaciones, que contribuyen a mejorar la gestión empresarial.

Portal del Empleado

Principalmente, esta herramienta constituye una plataforma on line que garantiza una omunicación directa, eficaz y confidencial entre la organización, la dirección y los empleados.

Con ella, la empresa tendrá a su disposición un archivo documental personalizado, al que acceder en cualquier momento y desde el que podrá:

  • Consultar la ficha completa de cada uno de los miembros de su plantilla
  • Validar y controlar las vacaciones y los permisos de los trabajadores
  • Realizar un control de ausencias y bajas por enfermedad.
  • Controlar el material entregado al empleado

Por su parte, el trabajador tendrá la posibilidad de acceder a su propio archivo documental con toda su información laboral ordenada y sistematizada (recibos de retribuciones, contratos de trabajo, currículum vitae, etc.). Además, podrá:

  • Modificar la información de sus datos personales
  • Solicitar vacaciones y permisos retribuidos
  • Acceder a sus certificados de retenciones
  • Consultar o modificar el modelo 145, para comunicar su situación familiar
  • Consultar el calendario laboral

Almacenamiento en la nube

En la actualidad, existen muchas plataformas que posibilitan la carga de documentación en la nube y que permiten el acceso a los ficheros desde cualquier lugar con tan sólo una conexión de Internet.

Prácticamente, todos estos servicios (Google Drive, Dropbox, Box o One Drive, por citar algunos) ofrecen un espacio limitado gratuito (que oscila entre los dos y cinco gigas) y diferentes planes de precios en el caso de que quieras contratar mayor capacidad de almacenamiento.

Las ventajas del almacenamiento en la nube son:

  • Acceso permanente a la misma información, independientemente del lugar en el que te encuentres (en el domicilio, o en la oficina, en un viaje de negocios).
  • Son multidispositivo. Es decir, podrás consultar la documentación desde el ordenador, la tablet o el smartphone y, en muchos casos, editarla directamente desde cualquier dispositivo.
  • Los empleados de una empresa pueden trabajar al mismo tiempo con documentos compartidos y a distancia. Además, existe la opción de restringir o permitir el acceso a determinados ficheros en función de los roles de los trabajadores.
  • Mayor seguridad: los ficheros se guardan en los servidores de los proveedores del servicio y, aunque tu ordenador falle, la información permanecerá intacta.

Atención al cliente

Aunque el teléfono o el correo electrónico se mantienen como el principal canal de contacto entre el cliente potencial que busca un servicio y la empresa, cada vez más, las compañías optan por instalar complementos (denominados plug-ins) en su página web para chatear en tiempo real.

De esta forma, si un cliente potencial aterriza en la página web de la compañía y necesita realizar una consulta sobre un determinado servicio en ese mismo momento, puede formularla directamente. Y, siempre y cuando haya una persona conectada al otro lado, obtendrá una respuesta al instante.

Muchas de estas plataformas ofrecen servicios añadidos extra como, por ejemplo:

  • Guardado automático del histórico de las conversaciones
  • Envío automático de un email al cliente potencial con una encuesta de satisfacción de la atención recibida.
  • Intercambio de ficheros (como, por ejemplo, un presupuesto).
  • Servicio de contestador.
  • Registro automático en una base de datos de las personas que inician estos chats con los datos solicitados por la empresa (teléfono, correo electrónico…).

En QualityConta, hemos contado con LiveBeep y podrás probarla en este mismo momento en la esquina inferior derecha de tu pantalla. Pero existen otros servicios como VentoTV (que, además, permite realizar videoconferencias) o Zopimchat.


Marina CarrascoJavier Montero
Javier Montero es socio-fundador de QualityConta y responsable del departamento de Relaciones Laborales y del departamento Jurídico Mercantil. Es abogado especializado en Derecho Empresarial con más de 30 años de experiencia en consultoría y gestión de empresas.